Privatliquidation und Factoring | Checkliste für Zahnärzte

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Ablauf der Privatabrechnung

  • Administration und Organisation  
    • Habe ich das Gefühl, dass die aufgewendete Zeit eher in andere Praxisabläufe fließen sollte?
    • Werden alle organisatorischen Abläufe mit gutem kaufmännischen Hintergrundwissen organisiert und umgesetzt?
    • Ist die Organisation der Rechnungserstellung systematisch organisiert?
    • Ist das Archiv- und Ablagesystem gut und für einen schnellen Überblick organisiert?
    • Strebe ich in einem der Administrationsbereiche eine Optimierung an?
  • Eigene Zahlen und Fakten  
    • Volumen 1: Wie viele Rechnungen fallen durchschnittlich jährlich insgesamt an?
    • Volumen 2: Wie hoch in Euro ist das Privathonorar jährlich im Durchschnitt?
    • Wie hoch ist der jährliche Zeitaufwand für alle administrativen Tätigkeiten rund um die Privatabrechnung?
    • Wie hoch sind die Personalkosten in diesem Bereich?
    • Wie hoch sind die Rechnungserstellungs- und Versandkosten?
  • Klärende Fragen an Abrechnungsdienstleister  
    • Fragen Sie nach einer Beispielrechnung. Ist diese leicht verständlich?
    • Wie werden Transparenz und Zugriff auf laufenden Abrechnungen organisiert?
    • Wie lange ist ein sicherer Zugriff auf welche Unterlagen möglich?
    • Wie sicher gestaltet sich der Datenschutz rund um aufbewahrungspflichtige Unterlagen und alle korrespondierenden Dokumente bzw. archivierten Daten?
    • Welche Kosten für die Abrechnung fallen insgesamt an?
    • Gibt es Fallpauschalen pro Rechnung? Wenn ja, wie hoch sind diese?
    • Die Effektivkosten ergeben sich aus der nachstehenden einfachen Berechnung
      • Honorarvolumen in Euro x Abrechungsgebührensatz in Prozent = Kosten in Euro
      • Rechnungsanzahl x Rechnungspauschale in Euro = Kosten in Euro
      • Kosten aus a) + Kosten aus b) = Netto-Abrechnungskosten
      • Netto-Abrechnungskosten x gesetzl. MwSt 19% = Effektivkosten insgesamt

Vermeidung von Honorarverlusten

  • Abrechnungsziffern und Steigerungssätze  
    • Ist eine über die reguläre Softwareprüfung hinausgehende Prüfung zur Vermeidung einer „nicht GOZ/GOÄ-konformen Abrechnung“ innerhalb des Praxisteams vorhanden?
    • Ist eine systematische Prüfung zum Ansatz der abrechenbaren Ziffern und Steigerungssätzen vorhanden?
    • Ist ausgeschlossen, dass hin und wieder Ziffern vergessen oder übersehen werden?
    • Werden die Steigerungssätze bei jeder Rechnung individuell geprüft und an erschwerte Behandlungssituationen im Rahmen der GOZ/GOÄ angepasst?
    • Wird die aktuelle Rechtsprechung regelmäßig geschult?
    • Werden optimale und GOZ/GOÄ-konforme Analogziffern nach aktueller Rechtsprechung angesetzt um das Honorar angemessen abzurechnen?
  • Eigene Zahlen und Fakten  
    • Habe ich einen Überblick, ob und in welcher Höhe Honorarverluste durch Fehlansätze pro Jahr durchschnittlich vermeidbar wären?
    • Wie hoch sind oder wären regelmäßige Schulungskosten im Verhältnis zu einer eventuellen (ermittelten) jährlichen Honorarsteigerung?
  • Klärende Fragen an Abrechnungsdienstleister  
    • Fallen Besonderheiten im Nichtansatz von Ziffern im Vergleich zu Fachkollegen auf und wie ist eine Rückmeldung dazu organisiert?
    • Wird stichprobenartig oder systematisch die optimale Höhe der Steigerungssätze geprüft?
    • Honorarsteigerungspotenzial: Liegen Kollegenreferenzen oder Statistiken vor, die den  optimalen Ansatz der GOZ/GOÄ und deren Auswirkung auf das Honorar bei neuen Kunden darstellen?
    • Werden regelmäßig Schulungen oder individuelle Abrechnungscoachings angeboten?

Honorar-Realisierung

  • Eigene Zahlungseingangsüberwachung und Mahnwesen  
    • Werden die Honorareingänge systematisch gecheckt und nicht fristgerechte Eingänge zu Ihrer Information gekennzeichnet?
    • Werden säumige Patienten in zwei professionellen, situationsangepassten und zeitlich systematischen Mahnstufen auf die ausstehende Zahlung hingewiesen?
    • Ist eine dritte Mahnstufe über einen Anwalt kostengünstig und systematisch organisiert?
    • Ist eine eventuelle gerichtliche Beitreibung so organisiert, dass wenig administrativer Aufwand bei der Beauftragung entsteht?
    • Ist eine Risikoberatung zu Chancen und möglichen Kosten als Standard vereinbart?
  • Eigene Korrespondenzen mit Kostenerstattern  
    • Sind die Korrespondenzen mit Kostenerstattern zeitlich, inhaltlich und personell zu Ihrer Zufriedenheit organisiert?
    • Können die Beanstandungen durch eine aktuelle Rechtsprechung fundiert begründet werden?
    • Ist das Zusammenspiel zwischen Zahlungseingangsüberwachung, Aussetzen des regulären Mahnzyklus und laufende Erstattungskorrespondenz fehlerfrei organisiert?
  • Eigene Zahlen und Fakten  
    • Wie hoch ist der jährliche Zeitaufwand für Praxisteam und Praxisinhaber im Bereich Zahlungseingang und Mahnung?
    • Haben Sie einen umfassenden Überblick über die gesamten Überwachungs-, Mahn-und Anwalts-/Gerichtskosten?
    • Wie hoch sind die Verluste durch nicht realisiertes Honorar bei säumigen Patienten pro Jahr?
    • Wie hoch ist der jährliche Zeitaufwand für Praxisteam und Praxisinhaber im Bereich Erstattungskorrespondenz?
    • Auf welchen Betrag oder welche prozentuale Quote pro Jahr beläuft sich das nicht realisierte Honorar durch Honorarverzicht aufgrund von freiwilliger Streichung (zur Vermeidung des zeitlichen Korrespondenzaufwandes) oder bei weiterer Ablehnung trotz Begründung?
  • Klärende Fragen an Abrechnungsdienstleister  
    • Fragen Sie nach Testbeispielen der Mahnstufen
    • Wie ist die anwaltliche Begleitung organisiert und welche Kosten entstehen zusätzlich?
    • Wie hoch ist die Quote der realisierten Honorare im Bereich „Beitreibung bei säumigen Patienten“?
    • Wie systematisch und zeitnah ist die Korrespondenz mit Kostenerstattern organisiert?
    • Wie können die Patienten den Service bei Rückfragen und Beanstandungen erreichen und in Anspruch nehmen?
    • Kostenerstatter: Wie hoch ist die Quote von beanstandeten Honorarteilen zu erfolgreich durchgesetzten Honoraransprüchen?
    • Wie intensiv wird bei den Begründungen die zeitliche Hilfe des Praxisinhabers beansprucht?

Praxisliquidität und Forderungsausfallrisiko

  • Honorareingänge  
    • Ist die Praxisliquidität gut planbar und abgesichert durch die aktuelle Rechnungsausgangs- und Zahlungseingangssystematik?
    • Ist der Rechnungszyklus eher an die Abrechnungsadministration der Praxis oder eher an die Rechnungsreife nach Abschluss der Behandlung angepasst?
    • Kann der Rechnungszyklus ohne zusätzliche administrative Personalaufwände verkürzt oder individueller gestaltet werden?
    • Ist der Zyklus der Rechnungserstellung zeitlich ausgewogen an die Praxisverbindlichkeiten und Liquiditätssicherung angepasst?
  • Honorarausfälle  
    • Sind Ihre Möglichkeiten, eine Bonitätsprüfung des Patienten im Vorfeld einer Behandlung durchzuführen, gut und sicher organisiert?
    • Haben Sie das Gefühl oder die Erfahrung gesammelt, dass Ihre Forderungen zunehmend auf nachträgliche Zahlungsschwierigkeiten stoßen?
  • Eigene Zahlen und Fakten  
    • Wie lange ist die durchschnittliche Dauer in Tagen zwischen Rechnungsausgang und Zahlungseingang?
    • Fallen für das Praxiskonto hin und wieder oder regelmäßig Kontokorrentzinsen an und wenn ja, in welcher Höhe pro Jahr?
    • Wie viel Honorar in Euro fällt im jährlichen Durchschnitt aufgrund negativer Bonität oder Insolvenz der Patienten aus?
    • Wie hoch ist der Anteil der Fremdlaborkosten bei diesen Ausfällen?
    • Welcher prozentuale Risikowert ergibt sich daraus im Verhältnis zum Gesamtabrechnungsvolumen?
  • Klärende Fragen an Abrechnungsdienstleister  
    • Wie lange ist die durchschnittliche Dauer in Tagen zwischen Rechnungsausgang und Zahlungseingang?
    • Wie hoch ist der prozentuale Aufschlag für eine Sofortauszahlung des abgerechneten Honorars?
    • Welcher Zeitraum liegt maximal zwischen Übermittlung der Rechnungsdaten und der Anweisung der Sofortauszahlung?
    • Welche Ausschlusskriterien für einen Forderungsankauf gibt es?
    • Wie ist die Bonitätsprüfung organisiert und welche Kosten fallen dafür an?
    • Wie funktioniert die Ankaufgarantie im Vorfeld einer Behandlung und wie lange ist sie gültig?