Die Tücken mit der BWA als einzigem Praxisführungsinstrument
von Lutz Hofmann 12. Oktober 2013

Was haben „Controlling“, „Benchmarking“ und „Quantensprung“ gemeinsam und wie können Praxen von diesem Wissen profitieren?

Das Quantum ist eins der kleinsten bekannten Teilchen. Der „Quantensprung“  hingegen ist umgangssprachlich jedoch etwas ganz Besonderes, etwas Großes. In vielen Zahnarztpraxen nehmen „Controlling“ und „Benchmarking“ einen ähnlich umgangssprachlichen Status ein, wird ZahnärtInnen  doch fast gebetsmühlenartig und in vielen Artikeln empfohlen, ihre BWA um diese beiden „Features“, meist kostenpflichtig,  zu ergänzen. M.E. ist es an der Zeit, einmal mit einigen Mythen aufzuräumen.

  1. Eine BWA heißt nur „betriebswirtschaftliche Auswertung“, kann aber entgegen ihrer Bezeichnung kaum als einziges Praxisführungsinstrument dienen.
  2. Benchmarking“ ist eine, im Übrigen sehr nützliche, Managementmethode, wird für Zahnarztpraxen falsch, aber synonym mit einem simplen externen Praxisvergleich verwendet.
  3. To control“ heißt korrekt übersetzt und wissenschaftlich ebenso korrekt fundiert  „steuern“ und kann aus den reinen Vergangenheitszahlen einer BWA nicht abgeleitet werden.

Es ist für mich nach über 25 Jahren Beratung immer wieder ein Mysterium, warum die meisten Praxen als einzigen Berater nur den Steuerberater als einzigen Praxisberater„zulassen“, obwohl sie auf Nachfrage nahezu durchgängig nicht bestätigen können, dass er ihnen schon bei der Umsatzsteigerung helfen konnte oder dabei, wie neue Patienten in die Praxis finden.

Auf gleiche Nachfrage, nämlich nach den Leistungen des Steuerberaters, kommt immer nur die Antwort, dass den Praxen lediglich bei der Kostenreduzierung geholfen wird. Und hiermit sind wir wieder bei der Einführung dieses Beitrages, dem „Benchmarking“, seiner grundsätzlich falschen Interpretation und vor allem bei seinen, teils fatalen, Tücken.  In einem externen Praxisvergleich, so die korrekte Bezeichnung für diese Zusatzauswertung, werden grundsätzlich Verhältniszahlen wie Personalkosten-, Laborkostenquoten etc. verglichen, ohne mathematisch/betriebswirtschaftlich korrekt zu informieren. Ein kleines Beispiel soll hier Aufschluss geben:

Umsatz T€ 400, Personalkosten T€ 100; Quote = 25%.

Umsatzsteigerung auf T€ 500 bei gleichen Personalkosten; Quote = 20%.

Hat das etwas mit Kostensenkung zu tun? Für diese Reduzierung gibt es einen betriebswirtschaftlichen Terminus, den ich dem geneigten Leser hier jedoch ersparen möchte.

Ein weiteres, aber umso traurigeres Highlight ist dann häufig die Laborkostenquote. Statt weiter mit dem Meisterlabor ihres Vertrauens weiterzuarbeiten, schauen sich Praxen nach Billiganbietern um; leider meist mit fatalen Folgen, die dann aber auch wieder nicht aus der BWA erkennbar sind. Das sind dann  nämlich die so genannten „Alternativkosten“, der entgangene Gewinn für z.B. Nacharbeiten im Labor vor Ort, überflüssige Einsetztermine ohne abrechnungsfähige Zeit. Und von der Enttäuschung des Patienten mit seiner negativen Mundpropaganda  einmal ganz zu schweigen.

Letztendlich wird die Wirksamkeit eines externen Praxisvergleichs völlig überhöht, wenn man sich erhofft, mit diesem (Pseudo-) „Benchmarking“ effektiv Kosten sparen zu können. Die meisten Praxen sind nach einem solchen „Benchmarking“ immer enttäuscht, weil sie erkennen mussten, dass es zwei Grundkostenarten gibt: fixe und variable. Und die meisten Kosten wie Mieten, Energie, Zinsen u.v.m. sind nun einmal fixe und damit nicht zu reduzieren.

Die BWA ist und bleibt der Blick in den Rückspiegel, nämlich nichts anderes als die Aufarbeitung von  Vergangenheitszahlen. Wegen ihres Wesens kann es auch keine Qualitätsunterschiede geben, eine BWA kann systemimmanent nur richtig oder falsch sein; niemals gut oder schlecht.

Die BWA wird im wahrsten Sinne des Wortes dann zum eingangs erwähnten Mythos, wenn aus Vergangenheitszahlen so etwas wie ein „Controlling“ gezaubert werden soll. Steuern sollte die Praxis fundamental ausschließlich immaterielle Werte wie Neupatienten, Empfehlungsquoten, Teamengagement u.v.m.. Es müsste mittlerweile doch im letzten Praxiswinkel angekommen sein, dass man nur mit Patienten Geld verdienen kann; und das beste sogar mit begeisterten Patienten. Und wenn ich Patienten z.B. mit exzellenter Zahntechnik begeistern kann, dann nehme ich mir doch das beste Labor, das ich bekommen kann. So wie eine von mir seit Langem betreute Praxis, die über Jahre hinweg von ihrem Steuerberater fast schon genervt wurde, dass die Laborkostenquote zu hoch sei. In einem externen Praxisvergleich war diese Tatsache aber nur die halbe Wahrheit. Während die Praxis wegen der extremen Laborkosten „nur“ eine Brutto-Rentabilität von 27% hatte, also um 3%-Punkte unter dem KZBV-Durchschnitt lag, prangte aber eine 53%-ige Nettorendite in der BWA, die damit um 13%-Punkte oder um knapp 30% über dem KZBV-Durchschnitt lag. Einer der Gründe, die durch laufende Befragungen erfasst wurde, war, dass sehr viele begeisterte Patienten die Praxis gerade wegen dieser exzellenten Technik empfohlen hatten. Und dass solche Exzellenz mit einer entsprechenden Privatleistungsquote von um 80% oszilliernd einhergeht, braucht an dieser Stelle auch nicht weiter vertieft zu werden.

Bitte nicht falsch verstehen: Es gibt viele ganz hervorragende Steuerberater. Aber denken Sie immer daran, diese Menschen heißen so wie die Arbeit, die sie gelernt haben, und wie gesagt auch sehr häufig sehr gut tun. Und eine BWA, wie im Übrigen auch der Jahresabschluss, können systemimmanent nur richtig oder falsch, nicht gut oder schlecht sein. Wollen Praxen, dass man sie beratend nach vorne bringt, empfehle ich wie seit Jahren schon die 3 besten Praxisberater Deutschlands, und das sind: Ihr Patienten, Ihr Team und Sie selbst!

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt aus dem ersten Online-Video-Kursus Deutschlands für Praxismanagement „Die Neu(e) Patienten Formel“. Erste Eindrücke und ein kostenloser 7-teiliger Basiskursus auf www.oeconomedicus.de. Zum Umfang der „Neu(e) Patienten Formel“ gehört auch der „Praxiserfolgsnavigator“, ein übersichtliches Excel-Tool mit u.a. den so wichtigen Mindestumsatz- und Berechnungen notwendiger Steuerrücklagen und der freien Liquidität, das die BWA (fast) überflüssig macht und deren Inhalte  ZahnärztInnen wirklich verstehen. Der absolute Focus liegt aber auf dem wichtigsten Erfolgsfaktor einer Praxis, dem Patienten.

Lutz Hofmann

Rosenheim

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